Abrechnung & SEPA-Lauf

So kommen die Beiträge aufs Vereinskonto: Jeckplan erzeugt eine SEPA-Lastschrift-Datei, die du beim Online-Banking deiner Bank einreichst.

Voraussetzungen

• Die Bankverbindung des Vereins samt Gläubiger-ID ist in den Vereinseinstellungen hinterlegt.
• Beim Mitglied sind der Haken Lastschrifteinzug sowie IBAN und BIC gesetzt (Bankdaten) — fehlt eines davon, erzeugt der Beitragslauf stattdessen still eine Bestellung auf Rechnung. Das Ganze setzt ein unterschriebenes SEPA-Mandat voraus.
• Bei ausgetretenen und verstorbenen Mitgliedern ist die Beitragszuordnung entfernt — sonst werden sie weiter abgerechnet, der Status allein genügt nicht (Status-Tabelle).
• Die Beiträge sind erstellt und stehen in der Beitragsverwaltung.

Der SEPA-Lauf Schritt für Schritt

1. Öffne Mitgliedsbeiträge → Beitragsverwaltung.
2. Filtere auf das gewünschte Jahr und die Zahlungsart Lastschrift (nicht exportiert) — so siehst du genau, was eingezogen werden wird.
3. Prüfe die Liste. Beiträge, die nicht eingezogen werden sollen, nimmst du per Mehrfachaktion (Status → Storniert) heraus oder klammerst sie über die Auswahl aus.
4. Klicke auf SEPA Export (für alles Gefilterte) oder nutze die Mehrfachaktion SEPA Export für eine Teilauswahl.
5. Trage im Dialog das Buchungsdatum ein — den Tag, an dem die Bank einziehen soll (siehe Buchungsdatum).
6. Lade die erzeugte XML-Datei herunter (oben rechts unter Herunterladbare Dateien) und reiche sie im Online-Banking bzw. Firmenkunden-Portal deiner Bank ein.
7. Die exportierten Beiträge werden als Lastschrift (exportiert) markiert — sie rutschen beim nächsten Lauf nicht noch einmal in die Datei.

Buchungsdatum: wann die Bank abbucht

Im Dialog SEPA Export steht das Feld Buchungsdatum. Dieses Datum wird in die SEPA-Datei geschrieben und ist der Termin, zu dem die Bank die Beiträge von den Mitgliederkonten einzieht — für den Einzug 2027 also zum Beispiel der 15.01.2027.

• Das Feld ist ein Pflichtfeld. Vorbelegt ist der Tag in einer Woche.
• Frühestens wählbar ist der nächste Tag; ein Datum in der Vergangenheit oder heute nimmt der Dialog nicht an.
• Reiche die Datei rechtzeitig vor diesem Termin bei der Bank ein — die Vorlauffristen deiner Bank gelten weiterhin.
• Hast du oben Geplante Exporte ausgewählt, übernimmt der Dialog das Datum dieses Stapels als Buchungsdatum.

Zwei Felder, ein Name

Buchungsdatum heißt auch ein Feld im Beitragstyp (Reiter Abrechnung). Das dort gewählte Erster des Monats / 15. des Monats steuert nur, wann die Beiträge erstellt werden. Wann abgebucht wird, entscheidest du hier im SEPA-Export.

Wann eine Beitragsrechnung als bezahlt fällig gilt, ist davon unabhängig und steht je Beitragstyp im Reiter Zahlungsziele — getrennt für Lastschrift und Rechnung, wahlweise x Tage nach Rechnungsdatum oder ein bestimmtes Datum.

Doppelten Einzug vermeiden

Die Export-Markierung ist der Schutz vor doppelter Abbuchung. Setze SEPA Export zurücksetzen nur gezielt ein — etwa wenn eine Lastschrift von der Bank zurückkam und neu eingezogen werden soll.

Mitglieder vorwarnen

Banken verlangen eine Ankündigung des Einzugs (Pre-Notification). Nutze dafür beim Beitragslauf die Option Mitglieder über Lastschrifteinzug benachrichtigen oder versende die Beitragsrechnungen mit Rechnungen versenden.

Rücklastschriften & fehlgeschlagene Exporte

• Kommt eine Lastschrift zurück, setze den betroffenen Beitrag per Mehrfachaktion auf SEPA Export zurücksetzen und kläre die Bankdaten mit dem Mitglied — danach kann er erneut exportiert werden.
• Der Filter Lastschrift (Export fehlgeschlagen) zeigt Beiträge, bei denen der Export scheiterte, meist wegen fehlender oder ungültiger IBAN. Korrigiere die Bankdaten und exportiere erneut.

Abrechnungshistorie

Unter Abrechnung → Alle Abrechnungen findest du die Historie der durchgeführten Abrechnungsläufe mit Status.

Systemverwaltung

Das Erstellen zentraler Abrechnungsläufe über den Menüpunkt Abrechnung ist der Systemverwaltung vorbehalten. Für den Vereinsalltag ist die Beitragsverwaltung mit ihrem SEPA-Export das richtige Werkzeug.