Darstellung
DATEV-Export
Mit dem DATEV-Export übergibst du die Buchungsdaten des Vereins an das Steuerbüro — als CSV-Datei im DATEV-Format, die dort direkt eingelesen werden kann.
Wo exportierst du?
Der DATEV Export-Knopf sitzt in allen buchhaltungsrelevanten Listen:
| Liste | Was exportiert wird |
|---|---|
| Bestellübersicht | Verkäufe (Shop & Tickets) samt Erstattungen |
| Beitragsverwaltung | Mitgliedsbeiträge |
| Rechnungen | Rechnungs-/Gutschriftsdaten |
| Rückerstattungen | Gutschriften |
So geht's
- Filtere die Liste auf den gewünschten Zeitraum — beachte dabei das gewählte Datumsfeld (Bestelldatum, Rechnungsdatum, …): Es bestimmt, welche Buchungen in den Zeitraum fallen.
- Klicke auf DATEV Export.
- Im Dialog kannst du bereits exportierte Bestellungen und Rückerstattungen überspringen — der Standard, damit nichts doppelt beim Steuerbüro landet.
- Die Datei liegt danach unter Herunterladbare Dateien (Download-Symbol oben rechts).
Wie die Buchungen entstehen
- Jede Buchung ist ein eigener Vorgang: Ein Verkauf ergibt eine Buchungszeile (Soll), jede Rückerstattung eine eigene Gutschrift-Zeile (Haben) — jeweils mit ihrem eigenen Datum. Eine Bestellung aus dem Januar mit Erstattung im Februar erscheint also im Januar-Export als Verkauf und im Februar-Export als Gutschrift.
- Konto und Kostenstelle kommen aus den Stammdaten: beim Produkt, bei der Eintrittskarte, beim Beitragstyp und für Versandkosten aus den Shop-Einstellungen.
- Exportierte Vorgänge werden markiert (sichtbar im Filter DATEV exportiert / nicht exportiert und in der Spalte DATEV Export) — so erkennt der nächste Lauf, was schon übergeben wurde. Eine neue Rückerstattung auf eine bereits exportierte Bestellung wird trotzdem erfasst.
Monatsroutine
Einmal im Monat: Zeitraum = letzter Monat, „bereits exportierte überspringen" aktiv lassen, exportieren, Datei ans Steuerbüro. Die Markierungen sorgen dafür, dass auch Nachzügler (z. B. eine späte Erstattung) beim nächsten Lauf automatisch mitkommen.
Kontierung vorab pflegen
Fehlen Konto oder Kostenstelle an Produkten, Karten oder Beitragstypen, sind die Buchungszeilen unvollständig. Einmal sauber hinterlegen erspart dem Steuerbüro (und dir) viel Nacharbeit.